GAEB-Dateien dienen seit dem Jahre 1985 zum Austausch von Informationen am Bau, GAEB steht hier für Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Das Format und der Aufbau von GAEB-Dateien werden von den Projektgruppen des GAEB aufgrund der Anforderungen der Anwender definiert und geregelt.
Mit der elektronischen Übertragung von Daten können alle beteiligten Partner eines Bauprojektes enorm viel Zeit sparen. Der GAEB-Datenaustausch gewährleistet eine sichere Projektdokumentation, insbesondere durch den Wegfall der manuellen Eingabe von bereits einmal zuvor erfassten Informationen.
Mit GAEB-kompatiblen Systemen können je nach Baufortschritt (z. B. Ausschreibung, Angebot, Auftrag) die jeweils relevanten Daten zwischen den Beteiligten an der Baumaßnahme (z. B. Bauherr, Planer, Bieter, Auftragnehmer, Lieferant etc.) untereinander geregelt übertragen werden. Durch die automatisierte Verarbeitung von GAEB-Dateien werden Abläufe wesentlich beschleunigt und die Fehleranfälligkeit bei der Datenerfassung wird gleichzeitig reduziert.
Hat ein Projektpartner, z. B. der Auftraggeber, ein Leistungsverzeichnis zur Angebotsaufforderung elektronisch als GAEB-Datei bereitgestellt, so kann das LV vom Bieter gelesen und seinerseits bearbeitet werden. Durch Eingabe der Angebotspreise zu den im Leistungsverzeichnis ausgeschriebenen Positionen (Teilleistungen) entsteht wiederum eine Angebotsdatei, welche an den Bauherren zurückgesendet wird.
GAEB-Kernprozesse im LV Workflow
| GAEB-Phase | Inhalt | Partner | |
|---|---|---|---|
| Export | Import | ||
| 83 Angebotsaufforderung | unbepreistes LV | Auftraggeber | Bieter |
| 84 Angebotsabgabe* | Bieteradresse, Preise | Bieter | Auftraggeber |
| 86 Auftragserteilung | LV mit Preisen des AN | Auftraggeber | Auftragnehmer |
* in der Datenphase 84 kann das vom Auftraggeber bereitgestellte LV durch den Bieter nur ergänzt werden. Diese Regelung dient der Sicherstellung, dass lediglich Angaben zu Unternehmensadresse, Preise und ggf. – wenn vom AG vorgesehen – technische Spezifikationen (z. B. ein angebotenes Fabrikat) vom Bieter an den Auftraggeber zurückgegeben werden.
Der ursprüngliche Datenbestand des Auftraggebers kann demnach durch den Import eines Angebotes nicht verändert werden. Im Sonderfall der GAEB-Phase 85 können auch Nebenangebote übermittelt werden, hier können vom Bieter Änderungsvorschläge in Form neuer Teilleistungen (Positionen) und der Wegfall oder die Änderung einer Ausschreibungsposition im Rahmen der Angebotsabgabe unterbreitet werden.