Submission / Angebotseröffnung

Nach Ablauf der Angebotsfrist werden die vorliegenden Angebote im Rahmen der Submission (Angebotseröffnung) von einer vom Auftraggeber bestimmten Kommission (bestehend aus mindestens zwei Kommissionsmitgliedern) zunächst eindeutig gekennzeichnet und formal geprüft. Sind die Angebote ungeöffnet und fristgerecht eingegangen, erfolgt die Öffnung mit Überprüfung auf rechtsgültige Ausfertigung (Unterschrift) und Vollständigkeit (Anlagen). Aus den Angeboten werden Name und Sitz des bietenden Unternehmens, die Angebotssumme, ggf. Nebenangebotssummen und wesentliche Erklärungen der Bieter verlesen und im Submissionsprotokoll (Niederschrift) festgehalten. In der Niederschrift werden weiterhin Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende der Öffnung, Gegenstand und Hinweis auf die Art des Verfahrens, die Namen der Anwesenden, zwingend verlangte, aber nicht vorhandene Beilagen sowie Vermerke über offensichtliche Angebotsmängel dokumentiert. Die Niederschrift ist von allen Kommissionsmitgliedern zu unterzeichnen.

Den Bietern, die bei öffentlichen Ausschreibungen (Offenes und Nicht-Offenes Verfahren) grundsätzlich berechtigt sind, an der Submission teilzunehmen, ist auf Verlangen eine Zweitfertigung der Niederschrift auszuhändigen.

Bei Verhandlungsverfahren ist die formalisierte Öffnung der Angebote nicht erforderlich, ebensowenig ist den Bietern die Teilnahme an der Öffnung gestattet und das Ergebnis der Öffnung den Bietern gegenüber geheim zu halten.

Angebotsprüfung / Zuschlag

Mit dem Eröffnungstermin beginnt die Zuschlagsfrist für die Angebote, das ist der Zeitraum, der zur Prüfung und Wertung der Angebote bis zur Auftragserteilung benötigt wird. Für diesen Zeitraum ist der Anbieter an die Gültigkeit seines Angebotes gebunden. Die Angebotsprüfung hat nach dem formalen Verfahren der Angebotseröffnung die inhaltliche Prüfung der Angebote nach den festgelegten Kriterien der Ausschreibung zum Ziel. Hierzu gehören neben der Sicherstellung der Vollständigkeit des Angebotes die Ermittlung der Befugnis (Gewerbeberechtigung), Leistungsfähigkeit (technisch, wirtschaftlich) und Zuverlässigkeit des Bieters, die Überprüfung auf rechnerische Richtigkeit des Angebotes sowie auf Angemessenheit der Preise (marktüblich bzw. angemessen unter Berücksichtigung aller Umstände).

Während der Angebotsprüfung werden Angebote, die den angelegten Kriterien nicht entsprechen, vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Hiervon betroffen sind auch solche Angebote, die nach vertiefter Prüfung Lücken (z. B. fehlende oder unzureichende Preisangaben) oder spekulative Preisgestaltung aufweisen.

Zur Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebotes können neben dem Preis weitere Kriterien wie Qualität, technische Ausstattung, Umwelteigenschaften, Aspekte der Ästhetik etc. angesetzt werden. Die Angebotspreisanalyse findet üblicherweise in Form eines Preisspiegels statt, in welchem die konkurrierenden Angebote übersichtlich zum Preisvergleich gegenübergestellt werden. Wertungsmöglichkeiten bestehen hier von der Angebotsgesamtsumme bis zur detaillierten Analyse auf der Ebene einer Teilleistungsbeschreibung (Position) des Leistungsverzeichnisses.

Nach Ablauf der Zuschlagsfrist werden die Bieter schriftlich über den Ausgang des Vergabeverfahrens per Zuschlag bzw. Absageschreiben informiert. Der Zuschlag wird per Auftragsschreiben oder Bestellschein erteilt, der Auftraggeber kann vom Auftragnehmer die Rückgabe einer gegengezeichneten Ausfertigung verlangen. In den meisten Fällen wird zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ein Einheitspreisvertrag auf der Basis des vom Ausschreiber erstellten und vom Auftragnehmer bepreisten Leistungsverzeichnisses geschlossen.

In selteneren Fällen kann auch ein Pauschalvertrag abgeschlossen werden, dies sollte jedoch zur Voraussetzung haben, dass der zu erbringende Leistungsumfang vor Beginn der Baumaßnahme genau bekannt ist, keine vom Auftraggeber gewünschten Änderungen oder zum Zeitpunkt der Erstellung der Leistungsbeschreibung unvorhersehbare äußere Einflüsse eintreten und insbesondere nicht mit Mengenabweichungen zu rechnen ist, da all diese Unwägbarkeiten zu Vertragsstreitigkeiten führen können.